依據正常的出生通報流程，出生通報單一式共有四聯，其中第一聯由生父或生母取得，憑以辦理出生登記；第二聯由接生人直接寄直轄市、縣市政府民政局轉送戶政事務所；第三聯由接生人直接寄直轄市、縣市政府衛生單位；第四聯留存於醫療院所。 在民國八十七年六月以後，只要有產婦的身分證統一編號，衛生單位即可從登錄的檔案查得相關資料，並可取得通報給衛生單位的第三聯出生證明。在正常出生通報之情形下，原受通報的戶政事務所亦能由相關的檔案中查得該通報的出生證明書。